Sajt državne ustanove nije marketinški projekat, već javna služba u digitalnom obliku: propisi određuju šta mora da bude objavljeno, u kom obliku, kome mora biti dostupno i ko za to odgovara. Planiranje takvog sajta počinje pre dizajna: popisom propisa koji se na ustanovu primenjuju, jasnom odgovornošću za proveru i strukturom u kojoj obavezni sadržaj ima svoje mesto, vlasnika i rok ažuriranja. Ovaj vodič daje projektnom timu ustanove redosled: koje obaveze utvrditi prvo, kako organizovati sadržaj i transparentnost, i kontrolnu listu za pristupačnost, privatnost i bezbednost pre objave i posle nje.
Za dodatnu proveru preporuka iz ovog vodiča pogledajte smernice Kancelarije za IT i eUpravu i standard WCAG 2.2 organizacije W3C.
Ukratko
- Propisi prvo, dizajn posle: pristup informacijama od javnog značaja, zaštita podataka, elektronska uprava i pravila za veb prezentaciju organa, jezik i pismo, pristupačnost, javne nabavke.
- Svaka obaveza ima vlasnika: ko proverava usklađenost, ko objavljuje, ko odgovara za ažurnost, upisano u projektni dokument.
- Obavezni sadržaj je struktura sajta, ne dodatak: dokumenti, nabavke, informator, kontakt, vesti, sa pretragom i arhivom.
- Kontrolna lista pre objave i periodične provere (mesečno, kvartalno, godišnje) drže sajt usklađenim i posle primopredaje.
Napomena: tekst je vodič za projektne timove, ne pravni savet. Nazivi propisa su navedeni orijentaciono; pre primene proverite aktuelne verzije i podzakonske akte sa pravnom službom ustanove i nadležnim organom.
Obaveze pre dizajna
Najskuplja greška na sajtovima ustanova je ista kao i kod firmi: dizajn se naruči, sajt se napravi, a onda se otkrije šta je moralo da bude na njemu. Kod ustanove to nije samo trošak, već i odgovornost, pa se redosled obrće: prvo popis obaveza, pa struktura, pa dizajn.
Koje institucije i pravila obuhvatiti
Koji propisi važe zavisi od toga šta je ustanova: organ državne uprave, organ lokalne samouprave, javna služba (škola, dom zdravlja, ustanova kulture), javno preduzeće ili nezavisno telo. Projektni tim zato prvo, sa pravnom službom, sastavlja listu propisa koji se primenjuju baš na ovu ustanovu. Tipične stavke koje se proveravaju: pristup informacijama od javnog značaja (obaveza objavljivanja informatora o radu i drugih informacija, u obliku i na način koji propisuje nadležni organ); zaštita podataka o ličnosti (svaka forma, analitika, video nadzor, obrada podataka zaposlenih i građana; lice za zaštitu podataka kod organa vlasti); elektronska uprava i pravila za veb prezentaciju organa (uređeni su bliži uslovi za izradu i održavanje sajtova organa, uključujući obavezne sadržaje, domen, pristupačnost i bezbednost); službena upotreba jezika i pisma (ćirilica kao službeno pismo i uslovi za druga pisma i jezike nacionalnih manjina u sredinama gde su u službenoj upotrebi); pristupačnost za osobe sa invaliditetom (zahtev koji se izvodi iz više propisa i standarda; u praksi WCAG nivo AA); javne nabavke (objavljivanje planova, postupaka i ugovora, i sama nabavka izrade sajta); posebni sektorski propisi (zdravstvo, obrazovanje, kultura, komunalne delatnosti) koji traže dodatne objave. Za svaku stavku se u tabelu upisuje: propis, šta konkretno traži od sajta, nadležni organ koji nadzire, i ko u ustanovi to tumači. Ta tabela je prvi projektni dokument i osnova za specifikaciju koja ide izvođaču; kako se piše specifikacija i bira izvođač, u tekstu kako izabrati izvođača za sajt javne ustanove.
Ko je odgovoran za proveru
Usklađenost nije zadatak izvođača, iako izvođač mora da je omogući. Odgovornost je u ustanovi, i treba da bude podeljena po imenima, ne po službama: pravna provera (pravna služba ili spoljni pravnik: tumači propise, odobrava politike privatnosti i kolačića, uslove korišćenja, izjavu o pristupačnosti); lice za zaštitu podataka (mapa obrada, procena rizika gde je potrebna, ugovori o obradi sa izvođačem i hosting provajderom); ovlašćeno lice za informacije od javnog značaja (informator o radu, postupanje po zahtevima, objave); IT ili bezbednost (domen, hosting, pristupi, kopije, evidencija, incidenti); rukovodilac projekta (jedna osoba koja vodi listu obaveza, rokove i primopredaju); urednik sajta (vlasnik sadržaja i rokova ažuriranja, sa zamenikom). Bez ove podele sajt na kraju „nema ko“ da ažurira, a nadzor zatiče zastarele dokumente. Praktično: matrica odgovornosti (ko odlučuje, ko radi, ko se konsultuje, ko se obaveštava) za svaku obavezu, potpisana pre nabavke.
Sadržaj i transparentnost
Struktura sajta ustanove proizlazi iz dve stvari: šta građani najčešće traže (zadaci) i šta propisi traže da bude objavljeno (obaveze). Dobar sajt spaja jedno i drugo tako da je obavezni sadržaj nađen za dva klika, a ne sakriven u „Dokumenta“ sa 400 PDF fajlova.
Dokumenti, vesti i javne nabavke
Osnovne informacije: naziv, adresa, matični i poreski broj, radno vreme, kontakt telefoni i adrese e-pošte po službama, organizaciona struktura sa rukovodiocima, nadležnosti. Informator o radu u obliku i na način koji propisuje nadležni organ (u Srbiji se vodi u jedinstvenom informacionom sistemu; sajt vodi ka njemu i navodi datum poslednjeg ažuriranja). Dokumenti: statut, pravilnici, planovi rada, finansijski planovi i izveštaji, izveštaji o radu, odluke; svaki dokument sa naslovom koji ljudi razumeju, datumom, verzijom i formatom koji se može pretraživati (ne skenirana slika). Javne nabavke: plan nabavki, postupci u toku, zaključeni ugovori, sa linkom na portal javnih nabavki gde je postupak sproveden. Usluge za građane: šta ustanova radi za građane, kako se ostvaruje (obrasci, prilozi, rokovi, takse), gde i kada, ko je kontakt; ovo je deo koji građani najviše koriste i koji najviše rasterećuje šaltere. Vesti i obaveštenja: konkursi, oglasi, javne rasprave, promene radnog vremena, sa datumom i arhivom; vesti su i mesto gde se objavljuju stvari sa zakonskim rokom objave, pa je datum objave dokaz. Pretraga i arhiva: pretraga po naslovu i sadržaju dokumenata, filtriranje po vrsti i godini, arhiva bez brisanja (stari dokumenti ostaju dostupni, označeni kao arhivirani). Detaljna lista po celinama za javna preduzeća, koja se dobro preslikava i na ustanove, u kontrolnoj listi za sajt javnog preduzeća.
Ažurnost i vlasnik sadržaja
Sajt ustanove je usklađen samo dok je ažuran. Zato se za svaku celinu, pre objave, upisuje: vlasnik (osoba i zamenik), izvor (odakle podatak dolazi: pisarnica, finansije, kadrovska, nabavke), rok (odmah po donošenju, mesečno, kvartalno, godišnje; za sadržaj sa zakonskim rokom objave, rok iz propisa), ko odobrava (jedan potpis, ne odbor). Urednički panel treba da podrži ovaj proces: uloge (autor, urednik, administrator), radni tok „nacrt → na odobrenje → objavljeno“, datum poslednje izmene vidljiv na svakoj stranici, evidencija ko je šta promenio. Dodatno: višejezičnost i pisma planiraju se kao struktura, ne kao dodatak; ćirilična verzija je osnovna gde propis to traži, latinična i jezici nacionalnih manjina gde su u službenoj upotrebi, sa istim sadržajem i istim rokovima ažuriranja (prevod koji kasni godinu dana je neusklađen sajt na drugom pismu). Jedno praktično pravilo: ako celina nema vlasnika, ne objavljuje se dok ga ne dobije.
| Celina | Šta sadrži | Tipičan rok ažuriranja | Vlasnik (uloga) |
|---|---|---|---|
| Osnovne informacije i organizacija | Naziv, PIB/MB, adresa, radno vreme, kontakti, struktura, nadležnosti | Odmah po promeni; provera kvartalno | Sekretar / opšti poslovi |
| Informator o radu | Sadržaj po uputstvu nadležnog organa; link ka sistemu, datum ažuriranja | Po propisu (redovno ažuriranje) | Ovlašćeno lice za informacije |
| Dokumenti i akti | Statut, pravilnici, planovi, izveštaji, odluke; pretraživ format, verzije | Odmah po donošenju | Pisarnica / pravna služba |
| Javne nabavke | Plan, postupci, ugovori; link ka portalu | Po rokovima iz propisa | Služba za nabavke |
| Usluge za građane | Postupak, obrasci, prilozi, rokovi, takse, kontakt | Odmah po promeni postupka; provera polugodišnje | Rukovodilac službe |
| Vesti, konkursi, javne rasprave | Objave sa datumom, prilozima i arhivom | Po događaju; rokovi objave iz propisa | Urednik sajta |
| Privatnost, kolačići, pristupačnost | Politike, izjava o pristupačnosti, kontakt za prigovore | Godišnje i pri svakoj promeni obrade | Lice za zaštitu podataka / pravna služba |
Pristupačnost, privatnost i bezbednost
Tri oblasti u kojima se neusklađenost najčešće otkrije spolja: građanin sa invaliditetom koji ne može da koristi sajt, prigovor zbog obrade podataka, ili incident na hostingu. Sve tri se rešavaju pre objave, kontrolnom listom, i posle objave, periodičnim proverama.
Kontrolna lista pre objave
Pristupačnost (WCAG 2.1/2.2 nivo AA kao praktični standard): svaka funkcija dostupna tastaturom; vidljiv fokus; kontrast teksta najmanje 4,5:1; alt tekst za slike koje nose informaciju; naslovi u logičnom redosledu (H1–H3); obrasci sa označenim poljima i razumljivim greškama; PDF dokumenti sa tekstualnim slojem (ne skenirane slike) ili HTML verzija; video sa titlovima; mogućnost uvećanja do 200 % bez gubitka sadržaja; izjava o pristupačnosti sa kontaktom za prijavu problema; test sa čitačem ekrana na tri ključna zadatka. Kompletnu listu i način testiranja daje WCAG vodič za organizacije. Privatnost: mapa obrada (svaka forma, analitika, ugrađeni sadržaj, video nadzor ako se pominje); politika privatnosti sa svrhom, osnovom, rokom čuvanja i pravima; kolačići koji nisu neophodni rade tek posle pristanka, sa mogućnošću povlačenja; ugovori o obradi sa izvođačem i hosting provajderom; kontakt lica za zaštitu podataka na sajtu. Pitanja koja pravni i veb tim treba zajedno da prođu, u tekstu zaštita podataka i kolačići na sajtu ustanove. Bezbednost: domen registrovan na ustanovu (za organe: odgovarajući državni domen po pravilima nadležnog organa); HTTPS na celom sajtu; hosting sa jasnom lokacijom podataka, dostupnošću i kopijama koje se testiraju; pristupi po imenima sa dvofaktorskom zaštitom, ukidanje pristupa pri odlasku; evidencija prijava i izmena; ažuriranja WordPress-a, teme i dodataka po planu; plan oporavka sa merenim vremenom vraćanja; tačke koje ulaze u nabavku hostinga, u vodiču domen, hosting i bezbednost za projektni tim ustanove. Jezik i pismo: ćirilica gde je službeno pismo, druga pisma i jezici gde su u službenoj upotrebi, sa istim sadržajem. Dokumentacija primopredaje: gde su domen, hosting, pristupi, licence; ko je administrator; uputstvo za urednike; potpisan zapisnik.
Periodične provere
Mesečno: ažuriranja sistema i dodataka, provera kopija (jedna se vrati na probni server), pregled evidencije prijava, provera da su vesti i objave sa zakonskim rokom objavljene na vreme, provera neispravnih linkova i dokumenata. Kvartalno: pregled osnovnih informacija i kontakata, usluga za građane, pristupačnost tri ključna zadatka (tastatura, čitač ekrana, kontrast), brzina na mobilnom, pregled pristupa (ko ima nalog, da li još treba). Godišnje: revizija politike privatnosti i mape obrada, izjave o pristupačnosti, ugovora o obradi i hostingu, test oporavka iz kopije sa merenim vremenom, provera da li su se propisi promenili (sa pravnom službom), izveštaj rukovodstvu. Po događaju: promena propisa, reorganizacija, novi obrazac obrade podataka, incident. Ove provere su isti posao koji radi i dobro održavanje sajta, samo sa dodatnim stavkama za ustanove; kako mi to organizujemo, sa zapisnicima i izveštajima, opisano je na stranici rešenja za javni sektor; šta je opšti minimum održavanja za bilo koji sajt, u tekstu šta obuhvata održavanje sajta.
Najčešća pitanja o sajtu državne ustanove
Koji propisi važe za sajt državne ustanove u Srbiji?
Zavisi od vrste ustanove, ali se najčešće proveravaju: pristup informacijama od javnog značaja (informator o radu), zaštita podataka o ličnosti, elektronska uprava i pravila za veb prezentaciju organa, službena upotreba jezika i pisma, pristupačnost za osobe sa invaliditetom, javne nabavke i sektorski propisi. Listu za konkretnu ustanovu sastavlja pravna služba pre projekta.
Ko je odgovoran za usklađenost sajta: ustanova ili izvođač?
Ustanova. Izvođač je dužan da napravi sajt koji usklađenost omogućava (pristupačnost, bezbednost, urednički proces, mesta za obavezni sadržaj) i to se upisuje u specifikaciju i ugovor; ali odgovornost za sadržaj, ažurnost i obradu podataka ostaje na ustanovi i njenim imenovanim licima.
Da li sajt ustanove mora da bude na ćirilici?
Za organe i ustanove koje obavljaju javna ovlašćenja ćirilica je službeno pismo, pa se sajt planira sa ćiriličnom verzijom kao osnovnom; latinica i jezici nacionalnih manjina dodaju se gde su u službenoj upotrebi, sa istim sadržajem. Tačan obim proverite sa pravnom službom, jer zavisi od vrste ustanove i sredine.
Šta se najčešće zaboravi na sajtu ustanove?
Vlasnik sadržaja i rokovi ažuriranja (sajt zastari za godinu dana), PDF dokumenti kao skenirane slike bez tekstualnog sloja, kolačići analitike bez pristanka, izjava o pristupačnosti, domen ili hosting registrovan na izvođača, i plan oporavka koji niko nije testirao.
Koliko traje planiranje i izrada sajta ustanove?
Popis obaveza i specifikacija dve do četiri nedelje (uz pravnu službu), nabavka po postupku, izrada i migracija sadržaja šest do dvanaest nedelja zavisno od obima, plus obuka i primopredaja. Najviše vremena uzima priprema sadržaja u ustanovi, ne sama izrada, pa se ona počinje paralelno sa nabavkom.
Planirate sajt ustanove ili javnog preduzeća?
Pomažemo projektnom timu da sastavi listu obaveza, specifikaciju za nabavku i strukturu sajta sa vlasnicima sadržaja, pa sajt gradimo tako da urednici mogu sami da ga održavaju usklađenim.
