Loši sajtovi ustanova retko nastaju zato što je izvođač bio loš; najčešće nastaju zato što je nabavka tražila „izradu veb prezentacije“ bez specifikacije, pa je ponuđač sa najnižom cenom isporučio ono što je sam odlučio da to znači. Izbor izvođača za sajt javne ustanove zato počinje pre poziva: specifikacijom koja pretvara ciljeve, korisnike, obavezne funkcije, migraciju i održavanje u merljive stavke; nastavlja se ocenom ponuđača po neutralnim, proverljivim kriterijumima (reference koje se mogu pozvati, tim, pristupačnost, bezbednost, vlasništvo, dokumentacija); i završava se prepoznavanjem crvenih zastavica koje najavljuju projekat sa kojim će ustanova živeti godinama. Ovaj tekst je pisan tako da ga projektni tim može koristiti i kad mi nismo ponuđač.
Za dodatnu proveru preporuka iz ovog vodiča pogledajte smernice Kancelarije za IT i eUpravu i standard WCAG 2.2 organizacije W3C.
Ukratko
- Specifikacija pre ponude: ciljevi, korisnici i njihovi zadaci, obavezne funkcije, migracija sadržaja, održavanje i primopredaja, sve kao stavke koje se mogu proveriti.
- Ocena po dokazima, ne po prezentaciji: reference sa kontaktom koji se poziva, javni radovi koji se testiraju, imenovani tim, uzorci dokumentacije.
- Vlasništvo i predaja su kriterijum, ne fusnota: domen, hosting, kod, pristupi i dokumentacija na ustanovu, sa izlaznom strategijom.
- Najniža cena bez plana testiranja i predaje je najskuplja ponuda za tri godine.
Napomena: tekst se bavi sadržajem specifikacije i kriterijuma; postupak nabavke (vrsta postupka, pragovi, rokovi, kriterijumi za dodelu u smislu propisa) vodi služba za javne nabavke po važećim propisima. Šta sve sajt ustanove mora da sadrži i koje propise obuhvatiti pre projekta, u tekstu kako planirati sajt državne ustanove usklađen sa propisima.
Specifikacija pre ponude
Specifikacija je dokument koji omogućava da se dve ponude uporede: bez nje se porede cene za različite stvari. Piše se u ustanovi (uz pomoć spolja ako treba, ali ne od budućeg ponuđača), pre poziva, i traje dve do četiri nedelje.
Ciljevi, korisnici i obavezne funkcije
Ciljevi se pišu kao merljive rečenice, ne kao želje: „smanjiti telefonske upite o radnom vremenu i postupcima“, „sve obavezne objave nađene za najviše dva klika“, „prijava kvara online sa brojem prijave“, „sajt dostupan tastaturom i čitačem ekrana“. Korisnici i zadaci: ko dolazi na sajt (građanin sa telefona, privrednik, novinar, zaposleni, nadzor) i šta svaki od njih hoće da uradi; deset najčešćih zadataka, poređanih po učestalosti, postaju osnova strukture i test lista. Obavezne funkcije, svaka kao stavka koja se može proveriti: struktura sadržaja (celine, tipovi dokumenata sa poljima: vrsta, godina, datum, organ; usluge sa standardnom strukturom; nabavke; vesti; informator); pretraga po sadržaju dokumenata sa filterima; višejezičnost i pisma (ćirilica/latinica i jezici gde su u službenoj upotrebi, sa istim sadržajem); forme (koje, koja polja, gde stižu, koliko se čuvaju); pristupačnost (WCAG 2.1/2.2 nivo AA, sa načinom provere i izjavom o pristupačnosti); brzina (ciljevi po Core Web Vitals na mobilnom, ne „brz sajt“); urednički panel (uloge, radni tok nacrt → odobrenje → objavljeno, evidencija, datum izmene); SEO osnova (naslovi, meta, sitemap, strukturirani podaci, 301 sa stare adrese); zaštita podataka (mapa podataka, pristanak za opcione kolačiće, politike); bezbednost (HTTPS, 2FA, evidencija, ažuriranja); analitika bez kolačića ili uz pristanak. Šta tačno ide u listu za javna preduzeća, u tekstu šta treba da sadrži sajt javnog preduzeća. Uz svaku stavku ide i kriterijum prihvatanja: kako će ustanova proveriti da je stavka ispunjena (npr. „test čitačem ekrana na tri zadatka“, „LCP ispod 2,5 s na mobilnom za tri šablona“).
Migracija i održavanje
Migracija je deo koji ponuđači najčešće potcene, a ustanove zaborave da naruče: koliko stranica, dokumenata i vesti postoji na starom sajtu (popis sa brojkama ide u specifikaciju), šta se prenosi u celosti, šta se prenosi u novu strukturu (dokumenti dobijaju polja: vrsta, godina, organ), šta ide u arhivu, šta se ukida; ko unosi (izvođač, ustanova, podeljeno), u kom formatu ustanova daje sadržaj; 301 preusmerenja za sve stare adrese koje imaju saobraćaj ili ih drugi linkuju; ko obrađuje skenirane PDF dokumente u pretraživ oblik. Bez ovih brojki ponude za migraciju nisu uporedive. Održavanje se specificira zajedno sa izradom, jer je jeftinije i sigurnije da isti tim preuzme sajt koji je napravio, ali se ugovara odvojeno, sa mogućnošću promene izvođača: šta obuhvata (ažuriranja, kopije sa testom oporavka, nadzor dostupnosti, bezbednost, evidencija, podrška urednicima, sitne izmene u satima), rokovi odziva po prioritetu, mesečni izveštaj, cena rada van paketa. Šta je opšti minimum, u tekstu održavanje sajta: šta obuhvata i kako izabrati paket. Hosting i domen: gde će sajt biti (državna infrastruktura ili komercijalni hosting po propisima), na koga glasi domen, ko ima pristupe; tehnički zahtevi koji ulaze u nabavku hostinga, u tekstu domen, hosting i bezbednost za projektni tim ustanove. Primopredaja: test lista, obuka urednika (broj sati, materijali), dokumentacija (gde su domen, hosting, pristupi, licence, plan za incident), garantni rok za greške, zapisnik. Rokovi i faze sa tačkama odobrenja (struktura i prototip → dizajn → razvoj na probnom serveru → migracija → test → objava), i šta ustanova mora da isporuči u svakoj fazi (sadržaj, odobrenja) sa svojim rokovima, jer kašnjenje sadržaja iz ustanove najčešće kasni projekat.
Kako oceniti ponuđača
Kad specifikacija postoji, ponude se ocenjuju po tome koliko je dokazano da će je ponuđač ispuniti. Dokaz je ono što se može proveriti pozivom, klikom ili čitanjem; prezentacija nije dokaz.
Reference, tim i pristupačnost
Reference: tri sajta sličnog obima i vrste (ustanova, javno preduzeće, organizacija sa dokumentima i uslugama), sa adresom, godinom, obimom posla (izrada, migracija, održavanje) i kontakt osobom u toj ustanovi koju komisija sme da pozove; pitanja za poziv: da li je rok održan, da li je migracija prošla bez gubitka, kako radi podrška, da li su dobili dokumentaciju i pristupe, da li bi ponovo izabrali istog izvođača. Javni radovi se testiraju, ne gledaju: otvoriti referentni sajt na telefonu, proći tri zadatka tastaturom, pustiti proveru brzine i pristupačnosti javnim alatima, proveriti da li dokumenti imaju tekstualni sloj, da li pretraga radi, da li je datum poslednje izmene vidljiv; rezultat je merljiv i isti za sve ponuđače. Kako se proverljivo porede agencije uopšte, u tekstu kako uporediti agencije za izradu sajtova u Srbiji. Tim: imenovani ljudi koji će raditi na projektu (vođa projekta, dizajner, programer, osoba za sadržaj/migraciju, osoba za održavanje), sa iskustvom na sličnim projektima; „tim od 20 ljudi“ bez imena nije podatak; pitanje ko je zamena ako neko ode. Pristupačnost: ponuđač opisuje kako će je postići i proveriti (ne „poštujemo WCAG“, već: semantička struktura, tastatura, kontrast, testovi čitačem ekrana, dokumenti sa tekstom, izjava o pristupačnosti) i pokazuje referentni sajt koji to ispunjava; kriterijum se boduje po testu referentnog sajta. Detaljna lista, u WCAG vodiču za organizacije. Proces i komunikacija: kako izgleda rad po fazama, ko je kontakt, koliko često se izveštava, kako se traže i odobravaju izmene obima; uzorak izveštaja i zapisnika sa ranijeg projekta.
Bezbednost, vlasništvo i dokumentacija
Bezbednost: opis mera (HTTPS, 2FA, uloge, evidencija, ažuriranja, zaštita formi, kopije sa testom oporavka), plan za incident, ugovor o obradi podataka kao uzorak; kod hostinga: lokacija, SLA, nadzor. Vlasništvo: u ponudi i ugovoru izričito: domen i hosting glase na ustanovu; kod i dizajn pripadaju ustanovi po isplati (uz uobičajena ograničenja za otvorene komponente kao što je sam WordPress); tema i dodaci sa licencama na ustanovu ili jasno navedeni; svi nalozi (WordPress, hosting, DNS, analitika) na ustanovu, sa administratorskim pristupom; nema zaključavanja u vlasnički sistem koji drugi izvođač ne može da preuzme (bira se WordPress ili drugo rešenje koje više izvođača na tržištu zna da održava); izlazna strategija: po prestanku ugovora predaja kompletne kopije, pristupa i dokumentacije u roku. Dokumentacija: ponuđač dostavlja uzorke: test listu primopredaje, uputstvo za urednike, zapisnik o primopredaji, mesečni izveštaj o održavanju; komisija ocenjuje da li su konkretni ili opšti. Cena: raščlanjena po fazama i stavkama (struktura i prototip, dizajn, razvoj, migracija po jedinici, pristupačnost, obuka, održavanje mesečno, cena sata van paketa), tako da se vidi šta koliko košta i šta nije uključeno; neraščlanjena cena se ne može porediti. Matrica: svaki kriterijum ima težinu i skalu (npr. 0–5), dokaz koji se traži i način provere; bodovi se dodeljuju pre otvaranja cena gde postupak to dozvoljava, da cena ne oboji ocenu kvaliteta. Primer podele težina je u tabeli; ustanova ih prilagođava svojim prioritetima i propisima o kriterijumima.
| Kriterijum | Dokaz koji se traži | Kako se proverava | Težina (primer) |
|---|---|---|---|
| Reference sličnog obima | 3 sajta sa adresom, obimom, kontaktom | Poziv kontakta; test sajta na telefonu, tastaturom, alatima | 20 % |
| Ispunjenje specifikacije | Odgovor stavku po stavku, sa načinom rešenja | Poređenje sa specifikacijom; pitanja komisije | 20 % |
| Tim | Imenovani ljudi, uloge, iskustvo, zamena | CV, razgovor sa vođom projekta | 10 % |
| Pristupačnost | Opis pristupa + referentni sajt | Test referentnog sajta (tastatura, čitač, kontrast, PDF) | 10 % |
| Bezbednost i zaštita podataka | Opis mera, plan za incident, uzorak ugovora o obradi | Čitanje; pitanja; test referentnog sajta (HTTPS, prijava) | 10 % |
| Vlasništvo i izlazna strategija | Klauzule u ponudi: domen, kod, nalozi, predaja | Pravna služba proverava tekst | 10 % |
| Migracija i održavanje | Plan migracije po brojkama; sadržaj paketa održavanja, rokovi odziva | Poređenje sa popisom sadržaja; uzorak izveštaja | 10 % |
| Cena (raščlanjena) | Po fazama i stavkama, sa cenom sata | Ukupan trošak za 3 godine (izrada + održavanje) | 10 % |
Crvene zastavice
Neke stvari u ponudi ili razgovoru gotovo uvek najavljuju problem. Nisu razlog za automatsko isključenje, ali jesu razlog za pitanje i za bod manje ako odgovor nije konkretan.
Nejasan obim i zavisnost od izvođača
Ponuda bez odgovora na specifikaciju, sa opštim opisom „modernog, responzivnog sajta“; ako ponuđač ne odgovara stavku po stavku, ne zna se šta nudi. Jedna ukupna cena bez raščlanjivanja, ili cena sumnjivo niža od ostalih: obično znači da migracija, pristupačnost ili održavanje nisu uračunati i doći će kao „dodatni radovi“. Migracija „uključena“ bez brojki i bez pitanja koliko sadržaja postoji. Domen ili hosting na ime izvođača „radi jednostavnosti“, ili hosting samo kod njih bez mogućnosti promene. Vlasnički sistem („naš CMS“) koji niko drugi ne održava, ili tema i dodaci sa licencom na izvođača; posle isteka ugovora ustanova ne može nikog drugog da angažuje. Nema imenovanih ljudi, ili se tim sa prezentacije ne poklapa sa timom koji će raditi. Reference bez kontakta ili sa sajtovima koji na testu padaju (spori, nedostupni tastaturom, dokumenti kao slike). Zaštita podataka kao „stavljamo baner“, bez mape podataka i ugovora o obradi. Izmene obima bez postupka: „sve što treba, mi ćemo“ bez cene sata i načina odobrenja; završava se sporom o tome šta je bilo uključeno.
Nema plana testiranja i predaje
Bez test liste: ponuđač ne opisuje kako će se pre objave proveriti da sajt ispunjava specifikaciju (zadaci korisnika, pristupačnost, brzina, forme, 301, dokumenti), ni ko potpisuje prijem. Bez probnog servera: razvoj i migracija „direktno na živom sajtu“. Bez obuke i uputstva za urednike, ili obuka kao „pokazaćemo vam“. Bez dokumentacije primopredaje: gde su domen, hosting, pristupi, licence, kopije, plan za incident. Bez garantnog roka za greške posle objave, ili garantni rok koji važi samo ako se plaća održavanje kod istog izvođača. Bez izlazne strategije: šta se predaje po prestanku ugovora i u kom roku. Bez plana održavanja, ili održavanje koje je „ažuriranje kad zatreba“ bez kopija, nadzora i izveštaja; sajt ustanove bez održavanja je sajt koji će biti hakovan ili zastareo, o čemu u tekstu zašto redovno održavanje sajta smanjuje rizik. Kad ponuđač na svako od ovih pitanja ima konkretan, pisani odgovor, ostatak je stvar cene i utiska. Kako mi pristupamo projektima za ustanove, sa specifikacijom, test listom i predajom uključenim u ponudu, opisano je na stranici rešenja za javni sektor.
Najčešća pitanja o izboru izvođača za sajt ustanove
Ko treba da napiše specifikaciju za sajt ustanove?
Ustanova, pre poziva: projektni tim sa pravnom službom, IT-jem i službama koje daju sadržaj, uz spoljnu pomoć ako je potrebna, ali ne od budućeg ponuđača. Specifikacija pretvara ciljeve, korisnike, obavezne funkcije, migraciju i održavanje u merljive stavke sa kriterijumima prihvatanja; traje dve do četiri nedelje.
Da li je najniža cena dobar kriterijum za sajt ustanove?
Samo uz specifikaciju i uz raščlanjenu cenu, poređenu kao ukupan trošak za tri godine (izrada + migracija + održavanje). Najniža cena bez plana migracije, testiranja i predaje po pravilu donosi dodatne radove, sajt bez pristupačnosti i zavisnost od izvođača. Gde propisi dozvoljavaju, kvalitet se boduje pre cene.
Kako da proverimo reference ponuđača?
Tražite adrese, obim posla i kontakt osobu koju smete da pozovete; pozovite i pitajte o roku, migraciji, podršci, dokumentaciji i da li bi ponovo izabrali istog izvođača. Referentne sajtove testirajte sami: telefon, tastatura, javni alati za brzinu i pristupačnost, dokumenti sa tekstom, pretraga, datum izmene.
Šta mora da piše u ugovoru o vlasništvu nad sajtom?
Da domen i hosting glase na ustanovu; da kod i dizajn pripadaju ustanovi po isplati; da su licence teme i dodataka na ustanovu ili jasno navedene; da su svi nalozi na ustanovu sa administratorskim pristupom; i izlazna strategija: predaja kompletne kopije, pristupa i dokumentacije u roku po prestanku ugovora.
Da li održavanje treba ugovoriti sa istim izvođačem?
Praktično je da isti tim preuzme sajt koji je napravio, ali se održavanje ugovara odvojeno, sa jasnim sadržajem (ažuriranja, kopije sa testom oporavka, nadzor, bezbednost, podrška, izveštaji), rokovima odziva i mogućnošću promene izvođača bez gubitka pristupa i dokumentacije.
Pripremate nabavku za sajt ustanove?
Pomažemo timu da napiše specifikaciju sa merljivim stavkama i matricu za ocenu, ili odgovaramo na vašu specifikaciju stavku po stavku, sa imenovanim timom, referencama koje možete pozvati i test listom u ponudi.
